Succede a tutti di dimenticare un appuntamento, soprattutto quando è stato fissato mesi prima. Per il paziente è un piccolo inconveniente; per il centro è un costo pieno. Il medico, l'ambulatorio, il personale di accettazione e l'affitto si pagano comunque: quello che manca è solo l'incasso.
Quanto costano davvero
Il calcolo è semplice e vale la pena farlo almeno una volta:
Costo mensile = appuntamenti mancati nel mese × valore medio della prestazione
| Esempio | Valore |
|---|---|
| Appuntamenti mancati al mese | 40 |
| Valore medio della prestazione | 90 € |
| Fatturato perso al mese | 3.600 € |
| In un anno | 43.200 € |
Poiché i costi fissi non cambiano, gran parte di quel fatturato sarebbe stato margine. Per capire quanto pesa sul tuo equilibrio economico, confrontalo con il tuo punto di pareggio.
Le leve che funzionano
- Promemoria automatici via SMS, WhatsApp o email: uno qualche giorno prima e uno il giorno precedente. È la leva più efficace e costa pochissimo.
- Conferma attiva: chiedere al paziente di confermare o disdire con un clic. Chi non risponde va chiamato.
- Telefonata per le prestazioni lunghe o costose: interventi, pacchetti, esami con preparazione.
- Lista d'attesa: i pazienti disponibili a venire con poco preavviso permettono di riempire i buchi che si liberano.
- Regola sul preavviso: comunicata alla prenotazione e ricordata nel promemoria, con modalità di disdetta semplici.
- Promemoria scritto alla prenotazione, con giorno, ora e recapiti del centro.
Misurare per migliorare
Conviene contare ogni mese gli appuntamenti mancati e le disdette tardive, per branca e per giorno della settimana. Emergono schemi precisi: certe fasce orarie, certi tempi di prenotazione troppo lunghi, certi pazienti che dimenticano più spesso. Su quelli si interviene in modo mirato.
Da ricordare: l'obiettivo non è punire chi dimentica, ma rendere facile ricordarsi e disdire per tempo. Un posto liberato con tre giorni di anticipo si riempie; un posto vuoto all'ultimo minuto è perso.